Hướng dẫn cách đánh số trang trong Word 2010, 2013, 2016, 2019 nhanh chóng nhất

102
0

Để quản lý một file tài liệu có nhiều trang thì bạn cần đánh số cho các trang đó. Việc đánh số sẽ giúp bạn tìm kiếm, đánh dấu dữ liệu tiện hơn và đây cũng là thao tác rất cần thiết trong quá trình soạn thảo văn bản. Dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn vài cách đánh số trang trong word cực đơn giản và nhanh chóng.

Cách đánh số trang từ trang đầu tiên

B1: Mở file cần đánh số lên rồi chọn thẻ insert. Lúc này sẽ có một số lựa chọn hiện lên gồm:

  • Top of Page: đánh số trang phía trên cùng của trang giấy (phần header).
  • Bottom Page: đánh số trang phần dưới của trang giấy (phần footer).
  • Page Margins: chọn đánh số trang ở lề bên trái/phải của trang giấy.
  • Current Position: đánh số trang tại vị trí con trỏ chuột đang hiển thị.
  • Format page number: tùy chọn chỉnh sửa số trang.
  • Remove page number: gỡ các số trang đã đánh trước đó.

B2: Chọn vị trí hiển thị số trang trên giấy

Sau khi chọn tùy chọn ở bước 1, một bảng sổ xuống với nhiều phương thức khác nhau cho phép bạn chọn vị trí đứng và hình thức số trang. Tùy theo yêu cầu bạn có thể chọn kiểu phù hợp nhất với văn bản.

Cách đánh số trang từ một trang bất kỳ

B1: đặt trỏ chuột tại trang word bạn muốn đánh số

B2: trên thanh công cụ, chọn tab layout > breaks. Khi có menu xổ xuống bạn chọn Next page. Lúc này tài liệu của bạn sẽ chia thành 2 phần: phần 1 là từ đầu đến trang bạn đặt trỏ chuột, phần 2 là phần còn lại. 

B3: vào tab insert > chọn Page numbers > chọn Format page numbers

Một hộp thoại mới xuất hiện, bạn chọn kiểu đánh số trang tại mục Number format. Còn mục Start at thì đặt 1 hoặc giá trị bất kỳ bạn muốn dành cho trang bắt đầu rồi nhấn OK để xác nhận.

B4: trong tab insert > chọn Page number ở mục Header & Footer > chọn kiểu đánh số trang bạn muốn.

B5: Lúc này bạn đã đánh số trang word cho cả 2 phần văn bản. Trên thanh công cụ, mục link to Previous sẽ được in đậm cho biết 2 phần của văn bản vẫn đang được liên kết. Nếu muốn loại bỏ liên kết thì nhấp vào Link to Previous là sẽ bình thường lại.

B6: Cuối cùng, bạn xóa phần đánh số ở đầu văn bản hoặc chỉnh theo ý mình. Sau khi hoàn thành thì nhấp vào mục Close header and footer là được.

Cách đánh số trang Word theo số chẵn lẻ

Nếu muốn đánh số trang word theo kiểu chẵn – lẻ thì bạn chỉ cần nhấp vào mục Different Odd & Even Pages. Sau đó bạn điều chỉnh thêm ký tự hoặc định dạng văn bản theo ý muốn tại bất kỳ trang chẵn lẻ nào, Word sẽ tự động chỉnh các trang còn lại cho phù hợp.

Một số lỗi thường gặp khi đánh số trang trong Word và cách khắc phục

Lỗi đánh số trang không hiện số

Dấu hiệu

Trong một số trường hợp, khi đánh số trang word bạn sẽ gặp lỗi hiện chữ {PAGE \* MERGEFORMAT} như hình dưới đây thay vì hiện số.

Nhiều người sẽ bối rối không biết vì sao lại có lỗi như vậy xuất hiện. Tuy nhiên nếu biết nguyên nhân chính xác thì cách khắc phục khá đơn giản.

Nguyên nhân

Nguyên nhân gây lỗi đánh số trang hiện chữ như trên là:

  • Do lỗi phần mềm cài đặt trong word
  • Chưa thêm Page number để chỉnh số trang
  • Có sự nhầm lẫn giữa Insert page number và insert number of pages

Với nguyên nhân cuối cùng, số trang trong word sẽ không hiện lên. Bạn cần phân biệt rõ 2 khái niệm trên, với Insert page

Cách sửa lỗi

Để sửa lỗi đánh số trang như trên, bạn có thể thử 1 trong 3 cách sau:

Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F9 để chuyển định dạng đánh số trang sang kiểu số. 

Cách 2: nếu đã thử cách 1 giao diện mà vẫn không sửa được lỗi {PAGE \* MERGEFORMAT} thì bạn thực hiện như sau:

  • B1: tại trang word lỗi định dạng, chọn File > options

  • B2: màn hình sẽ hiện hộp thoại như hình dưới > chọn tab advanced > tại mục Show Document Content thì bỏ chọn Show Fields Codes Instead Of Theirs Values > OK là được.

Cách 3: Nếu như 2 cách trên không hiệu quả thì bạn cần xóa và chèn lại số trang như sau:

  • B1: xóa đánh số trang, sau đó nháy đúp chuột ra ngoài header – Footer và xóa dòng chữ đó đi. Hoặc bạn chọn Insert > header and footer > page numbers > remove page numbers.

  • B2: Chèn lại số trang bình thường bằng cách chọn insert > page number > định dạng vị trí số trang muốn hiện.

Lỗi đánh số trang không được liên tục

Nguyên nhân

Khi đánh số trang bạn có thể gặp lỗi  số trang không liên tục. Nguyên nhân chủ yếu dẫn tới tình trạng này là bạn bị nhầm lẫn giữa 2 tính năng Insert Page Number và Insert Number of Pages. Trong đó Insert Page Number là số trang hiển thị còn Insert Number of Pages à tổng số trang đang có chữ trong word. Bạn cần phân biệt được 2 tính năng này để sử dụng hiệu quả.

Cách sửa lỗi

Để khắc phục lỗi này bạn làm như sau

B1: chọn insert ở tab công cụ

B2: chọn page number

B3: Ở cửa sổ xổ xuống chọn remove page numbers

B4: để đánh lại số trang từ đầu chọn page number

B5: chọn cách đánh số bạn muốn là được

Trên đây là tổng hợp một số cách đánh số trang trong word là các lỗi thường gặp khi đánh số trang word. Hy vọng những thông tin chúng tôi chia sẻ phía trên sẽ hữu ích với bạn.

Long 8bit
WRITTEN BY

Long 8bit

Mình là Long 8bit 24 tuổi, đã tốt nghiệp đại học FPT chuyên ngành Kỹ thuật phần mềm. Với 5 năm kinh nghiệm làm việc và học tập về phần mềm, thủ thuật máy tính, mình đã tổng hợp lại các kiến thức lên trang web TaiNgayDi để những ai có cùng đam mê có thể tham khảo

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.